Y a t il quelque chose de pire quamp;rsquoune réunion par courriel? Les réunions sans ordre du jour clair peuvent sembler désordonnées et insupportables. En fin de compte, votre réunion namp;rsquoest pas loin de vos objectifs et namp;rsquoest pas plus claire. Même si namp;rsquoêtes pas nécessairement un leader, il y a de meilleures façons de gérer les réunions. Créer une liste de contrôle simple pour les réunions peut aider votre équipe à rester normale. Cela permettra également de mieux comprendre votre orientation. Vous pouvez en savoir plus sur ce sujet dans cet article ci dessous, écrit par lamp;rsquoéquipe Amelia.
Pourquoi est il important de créer une liste de réunions? Les réunions ont tendance à dominer lamp;rsquohoraire damp;rsquoune personne, même si elle namp;rsquoa jamais eu lamp;rsquointention de le faire. Comme damp;rsquoautres méthodes de communication, le courriel, slack et damp;rsquoautres services de messagerie instantanée ne sont quamp;rsquoune autre façon pour les équipes de partager lamp;rsquoinformation. Lorsque les réunions sont désordonnées et inefficaces, il est facile de voir ce dont avez le plus besoin. Coûts directs liés aux réunions, comme les rafraîchissements. Il y a aussi des coûts indirects, comme la perte de salaire due à la suspension damp;rsquoun employé. Lorsque les employés sont coincés dans une réunion, ils ne peuvent pas faire le travail le plus important.
Namp;rsquoaie pas peur! Avec quelques stratégies simples, pouvez transformer ces réunions inefficaces en un forum organisé. Voici les cinq meilleures recommandations pour créer des réunions efficaces qui réduiront le nombre de réunions nécessaires et les coûts. Imaginez ces techniques comme une liste de réunions que pouvez utiliser pour préparer à lamp;rsquoavance. Établissement de lamp;rsquoordre du jour de la réunion La première étape que devriez prendre est de clarifier le but de la réunion. Quamp;rsquoil samp;rsquoagisse damp;rsquoun remue méninges, damp;rsquoune prise de décision ou damp;rsquoun partage damp;rsquoinformation, il faut avoir des objectifs clairs.
Il aidera à préparer. Dressez une liste de ce qui doit être fait et respectez la.
Ne pas être clair sur ce que voulez accomplir peut certainement entraîner une perte de temps. La meilleure façon de maintenir le leadership dans les réunions est damp;rsquoétablir lamp;rsquoordre du jour. La diffusion de lamp;rsquoordre du jour aux participants assurera également une bonne participation des participants. Il est également important de communiquer le but de la participation des gens à cette réunion. avez besoin de leur aide pour prendre une décision ou si voulez simplement quamp;rsquoils contribuent, veuillez préciser avant la réunion. Apprendre à contribuer renforcera la confiance de chacun dans la préparation et le soutien des résultats de la Conférence.
Planifiez seulement le temps dont avez besoin Une fois lamp;rsquoordre du jour établi, lamp;rsquoétape suivante de la liste des réunions consiste à réserver le temps nécessaire. Il est important de ne programmer que le temps nécessaire à la réunion et de ne plus en programmer. réservez une heure, même si avez vraiment besoin de 15 minutes, remplirez inévitablement cette période. En général, la plupart des employés namp;rsquoont quamp;rsquoenviron 52 minutes damp;rsquoécoute à la fois. La réunion ne doit pas dépasser une heure. Votre équipe appréciera de savoir que son temps est précieux. Il est également peu probable que accomplissiez des progrès significatifs après cette heure.
Namp;rsquooubliez pas que toutes les réunions sont plus longues que prévu. Les participants doivent prendre le temps de se préparer à la réunion. La reprise des activités après la réunion peut également prendre du temps. Par conséquent, lors de la réservation damp;rsquoune réunion, il faut tenir compte du temps tampon dont les employés ont besoin avant et après la réunion. Inviter les bonnes personnes Lors de la planification des réunions, il est important damp;rsquoinclure les bonnes personnes. Identification des principales parties prenantes d
Résultats de la réunion. Il peut samp;rsquoagir, par exemple, de personnes ayant les connaissances nécessaires pour aider à prendre des décisions et de personnes dont les décisions auront une incidence. En même temps, faites attention aux personnes que cherchez et à lamp;rsquoimpact quamp;rsquoelles peuvent avoir sur votre entreprise. Namp;rsquoinvitez que ceux dont avez absolument besoin.
Le nombre de participants variera également selon lamp;rsquoobjet de la réunion. Pour les réunions de prise de décisions, le nombre de participants reste faible et ne dépasse pas 8. Les séances de remue méninges peuvent compter jusquamp;rsquoà 18 personnes. Les réunions générales de perfectionnement visant à partager lamp;rsquoinformation ou les employés à bord pourraient être encore plus importantes. Il suffit damp;rsquoinviter des personnes importantes autour de la table pour samp;rsquoassurer que votre réunion reste en ligne. On peut dire quamp;rsquoil y a trop de cuisiniers dans la cuisine, ce qui finit par perturber la réunion.
Discuter de sujets connexes et planifier une réunion de lamp;rsquoéquipe peut être coûteux et nécessite un certain nombre damp;rsquoajustements. Ils ne devraient être utilisés que pour discuter de sujets liés à lamp;rsquoéquipe. Souvent, en raison de lamp;rsquointerdépendance du travail damp;rsquoéquipe, les équipes doivent se réunir pour élaborer un plan damp;rsquoaction. Une réunion dans de telles circonstances est une utilisation efficace du temps. lamp;rsquoaccent namp;rsquoest plus mis sur la coordination des efforts des secteurs interdépendants, les participants au désengagement y participeront en fin de compte. Par conséquent, assurez de en tenir aux sujets pertinents.
Lors de la planification des réunions, il est important damp;rsquoenvisager de distribuer lamp;rsquoordre du jour et tous les documents nécessaires à lamp;rsquoavance. Bien quamp;rsquoil soit parfois inapproprié de partager de lamp;rsquoinformation avant une réunion, il samp;rsquoagit souvent damp;rsquoune exception plutôt que damp;rsquoune règle. Répartition
La documentation préalable à la réunion a permis aux participants de se préparer pleinement à la réunion. Il est souvent utile de lire et de se familiariser avec lamp;rsquoordre du jour de la réunion et les documents connexes.
Donner le ton et les attentes Lors de lamp;rsquoOrganisation des réunions, il est important damp;rsquoéliminer les facteurs de distraction qui peuvent affecter lamp;rsquoefficacité du travail. Cela peut signifier contrôler les membres de lamp;rsquoéquipe perturbateurs et leur rappeler que ce namp;rsquoest pas le moment de socialiser. Il comprendra également la tenue de réunions et, si la discussion samp;rsquoécarte damp;rsquoun sujet donné, la réorientation de la discussion vers un sujet donné. Au début de la réunion, il est préférable damp;rsquoénumérer les attentes. Consulter lamp;rsquoordre du jour autant que possible afin de maintenir le déroulement normal de la réunion. En tant quamp;rsquoanimateur, votre travail consiste à rappeler à lamp;rsquoéquipe lamp;rsquoobjectif et les délais pour parvenir à la solution souhaitée.
Clause damp;rsquoaction Vous pouvez penser à damp;rsquoautres étapes lors de la préparation de lamp;rsquoordre du jour de la réunion. Spécifiez les prochaines étapes et attribuez les membres de lamp;rsquoéquipe à ces étapes. De cette façon, les prochaines étapes se transforment en actions dirigées par une seule personne. Ils devraient également suivre un calendrier précis pour que tout le monde soit occupé. Assurez damp;rsquoécouter toute question ou tout obstacle que pourriez rencontrer pour mener à bien une telle action. Camp;rsquoest également une excellente occasion de discuter des ressources nécessaires pour accomplir ces tâches. Au cours des deux dernières minutes de la réunion, juste avant votre rupture, devriez examiner ce qui a été discuté. Camp;rsquoest une bonne pratique pour compléter la liste des réunions. Il samp;rsquoassure que tout le monde reste cohérent lorsquamp;rsquoil quitte la réunion et quamp;rsquoil sait ce quamp;rsquoil doit faire à lamp;rsquoavenir. Cela peut comprendre des éléments damp;rsquoune mesure ou damp;rsquoune étape de suivi, qui assume chacun des éléments damp;rsquoune mesure et quand les éléments sont attendus.
Créer une liste rapide des réunions efficaces
