Ou votre agent. Comme la plupart drsquoentre nous. Les av donnent lrsquooccasion de concentrer sur le travail que seuls ou vos employés clés pouvez accomplir, alors qursquoils peuvent gérer tout le reste. le pouvez, pouvez obtenir de meilleurs résultats afin que vos clients obtiennent de meilleurs résultats et que vos coûts diminuent à mesure que la productivité et les profits augmentent, alors construisez un agent plus fort. Tout le monde a gagné.
Robert nichol, cofondateur de Rocket station, estime que crsquoest lrsquoapproche que toutes les institutions devraient adopter. « la réalité est qursquoaujourdrsquohui, la plupart des entreprises, en particulier les institutions, nrsquoutilisent pas efficacement leurs employés parce qursquoils ont des employés bien rémunérés qui accomplissent des tâches de niveau inférieur, ce qui tue leur productivité et leurs profits », explique t il. Idéalement, dit Nickell, les propriétaires drsquoorganisations devraient laisser leurs employés clés gérer ce qursquoils font le mieux et externaliser tout le reste. Ainsi, par exemple, si dirigez une agence de référencement, votre personnel clé aux États Unis peut se concentrer sur la planification stratégique et la création de contenu, tandis que votre va à lrsquoétranger est responsable du lien et de la gestion de ma liste drsquoaffaires Google.
Lrsquoutilisation appropriée drsquoassistants virtuels de cette façon peut faire la différence entre être coincé dans une fourchette de revenus ou réaliser une croissance massive. Comment lrsquoAssistant virtuel a t il ouvert la voie au succès de Robert Nickell et comment Nickell a t il ouvert la voie? Nickell nrsquoa pas géré une agence de création qui offre des services comme le développement de réseaux, le référencement ou les médias sociaux, comme et moi. Alors pourquoi lrsquoAvez écouté parler de développer votre agence avec lrsquoav? La réponse est simple et comporte deux aspects.
Tout drsquoabord, il a créé son propre assistant vir
Il est important de comprendre que lrsquoav qui a un avantage dans certains domaines tend à être faible dans drsquoautres. Par exemple, bien qursquoun graphiste puisse bien produire une brochure attrayante, il peut ne pas être bon à des tâches répétitives et détaillées, comme la saisie de données.
Par conséquent, au lieu drsquoessayer de une grande variété de tâches à un assistant virtuel à temps plein, il est préférable dembaucher du personnel à temps partiel pour assigner les tâches qui correspondent le mieux à leurs compétences. « Lorsque nous mettons les bonnes personnes au bon endroit, nos institutions et nos clients obtiennent de meilleurs résultats et la satisfaction au travail en Virginie est plus élevée, de sorte que tout le monde gagne. La plupart drsquoentre nous ont embauché des gens qui exagèrent, voire mentent ouvertement. Jrsquoai engagé beaucoup de gens moi même. Chaque fois que jrsquoengage les mauvaises personnes, crsquoest parce que je ne peux pas les contrôler correctement, et je ne ferai plus jamais une telle erreur.
Aujourdrsquohui, Nous testons non seulement les compétences professionnelles des candidats au moyen de curriculum vitae et drsquoentrevues, mais nous accomplissons également de véritables tâches. Mais Nickell a fait passer le contrôle à un niveau complètement différent grâce à un processus de présélection complet pour srsquoassurer que les personnes qursquoil a embauchées, crsquoest à dire les assistants virtuels qursquoil fournit à drsquoautres entrepreneurs, sont hautement qualifiées. Vous pouvez développer sa méthode pour votre agent. « À lrsquoheure actuelle, nous avons environ 6 000 candidats et candidates par mois et tous les candidats et candidates sont soumis à un processus de présélection, y compris une évaluation des compétences professionnelles, un test de compétences linguistiques, une présélection des antécédents et un test de dépistage des médicaments », explique t il.
Nickell dit que Rocket Station nrsquoa embauché qursquoenviron 2% des 6 000 candidats qui lui ont parlé. « Il est tout aussi important drsquoéviter les erreurs dembauche que dembaucher
I. jrsquoai récemment documenté un certain nombre de processus pour les services fournis par mon institution et jrsquoai ajouté des détails supplémentaires à la documentation du processus, qui a été effectuée six fois avant drsquoêtre transférée à lemployé. Même à ce moment là, ils avaient des problèmes, ce qui signifie que je devais inclure plus de détails. Comme il nrsquoest pas possible de définir le succès IRC, nous avons tous entendu la phrase suivante: « ce qui est mesuré devient meilleur », surtout lorsqursquoil srsquoagit du travail que lrsquoAssistant virtuel fera pour votre organisation. Nickell explique que, selon lui, lrsquoerreur de la plupart des organismes est qursquoils nrsquoont pas défini drsquoindicateurs de rendement clés ou drsquoIRC clairs et objectifs lorsqursquoils ont travaillé avec lrsquoav. « Vous devez comprendre exactement comment définir le succès et amener vos clients à changer drsquoavis, sinon votre Assistant virtuel serait occupé, mais inefficace.» Description avec des IRC et des objectifs clairs, et votre av communiquerez plus clairement afin drsquoaméliorer vos processus, votre av améliorera les tâches qui leur sont assignées et vos clients obtiendront de meilleurs résultats grâce à vos efforts. Vous pourriez faire beaucoup drsquoerreurs potentielles en embauchant des assistants virtuels, et nous nrsquoen avons discuté que quelques unes. Mais ça ne veut pas dire que crsquoest comme essayer de danser dans un champ de mines. Faire ce qursquoil faut, crsquoest plus que de la chance ou de la spéculation. Comme tout ce que nous faisons, il y a un processus spécifique pour maximiser les résultats que nous obtenons de lrsquoav, et si nous continuons à suivre ce processus, nous maximiserons les résultats. Compte tenu de la conviction de Robert Nickell à lrsquoégard des processus opérationnels documentés que son entreprise fournit à ses clients, il nrsquoest pas surprenant qursquoil offre également aux propriétaires drsquoinstitutions un processus documenté pour maximiser lrsquoutilisation de leurs assistants virtuels. Vu et entendu par les propriétaires drsquoautres groupes drsquoâge
Je sais à quel point ça marche, alors je vais le partager avec . 1. Déterminer vos besoins la première étape consiste à déterminer vos besoins de haut niveau. Peut être que votre activité principale est le développement web. Vous voudrez peut être concentrer sur la stratégie et externaliser la plupart des travaux de base. Une fois que avez identifié le travail à faire, pouvez commencer à diviser les tâches nécessaires pour le faire. 2. Déterminez la portée de votre projet, dit Nickell. Ensuite, nous devons décrire chaque tâche nécessaire pour accomplir le travail. Il peut srsquoagir de tâches fastidieuses telles que lrsquoinstallation du client dans le système de gestion de projet, la configuration de lrsquoenvironnement de développement, la migration du contenu de lrsquoenvironnement de développement vers un serveur en temps réel, ou de tâches plus importantes telles que la conception, le développement et lrsquooptimisation de la vitesse. Contrairement à la croyance populaire, les assistants virtuels ne se limitent pas à des types simples de tâches administratives. Tant que les Examinez correctement pour assurer qursquoils possèdent les compétences appropriées, ils peuvent accomplir presque nrsquoimporte quel type drsquoactivité que pouvez imaginer. Enfin, dit Nickell, « la clé est de comprendre ce que êtes le seul à pouvoir faire et de commencer à transmettre tout le reste à lrsquoAssistant virtuel. Sa logique est fiable. Vous pouvez concentrer sur les aspects plus professionnels de votre service lorsque ne attardez plus sur toutes les petites choses de votre agence. « il y a des emplois moins qualifiés où pouvez passer à la Virginie, y compris la vérification des Rétroliens », a t il dit. Acquisition de nouveaux clients. Identifier de nouvelles possibilités de construction de liens pour configurer lrsquoenvironnement de développement. Mener des activités de sensibilisation à la construction de liens. Migrer le site de développement vers un serveur en temps réel. Surveillez votre rendement au travail. Mise à jour du rapport de travail de compilation du plugin wordpress explique: « tous
créez un site Web, pouvez le décomposer en différentes phases de planification, de conception, de développement et de migration, chacune avec des dizaines, voire des centaines de tâches distinctes. Il est important de décrire toutes les activités afin que nous puissions déterminer avec précision qui fait quoi. « mais, a t il dit, de nombreux propriétaires drsquoinstitutions ont commis une erreur importante ici. Beaucoup de gens pensent que tout dans leur entreprise est si professionnel qursquoils sont les seuls à pouvoir le faire « Je comprends pourquoi je suis là. Quiconque me connaît sait que jrsquoai des normes élevées et que je veux faire les choses drsquoune manière ou drsquoune autre, donc au début jrsquoai eu de la difficulté à déléguer. 3. Lrsquoimportance de documenter votre processus processus processus processus processus processus processus ne peut être surestimée, car il est essentiel pour une organisation efficace et évolutive et parce que votre Assistant virtuel est essentiel Terminer lrsquoactivité correctement. La chaîne de montage, qui a permis à Henry Ford de dominer lrsquoindustrie automobile, en est un parfait exemple. « la plupart des entreprises nrsquoont pas de processus documenté », explique Nickell. « le processus peut aider votre Assistant virtuel à exécuter vos tâches selon vos normes sans perdre aucune étape. Mais lorsqursquoil srsquoagit drsquoun processus, la plupart drsquoentre nous ne tiennent pas suffisamment compte de lrsquoampleur réelle du travail que nous avons accompli. Crsquoest parce que nous avons tellement drsquoexpérience dans ce que nous faisons que nous tenons nos connaissances pour acquises. Souvent, ce nrsquoest qursquoen srsquoasseyant et en enseignant que nous réalisons toutes les petites étapes du travail. Dave Davies, Directeur de Beanstalk Internet Marketing et invité drsquohonneur de weblogy, a récemment fait lrsquoexpérience de cette situation à Rocket station. Une partie de ce processus consiste pour Davis à effectuer les tâches qursquoil veut sous traiter à lrsquoav lorsqursquoil les partage à lrsquoécran avec D.
Il est ingénieur de processus à la station Rocket. Il se rendit immédiatement compte qursquoil y avait dans son esprit beaucoup de connaissances qursquoil tenait pour acquises et que ces connaissances devaient être incluses dans son processus. « en voyant le processus qui m’a été enregistré, j’ai immédiatement compris la valeur que Rocket station m’a apportée. Oui, il y a une grande valeur à gagner du temps en choisissant de bons candidats, mais il est surprenant de savoir que mes employés ont une orientation claire sur la façon d’exécuter les tâches, ce qui a été créé par des gens qui n’étaient pas les miens, de sorte qu’ils ne pensent pas seulement automatiquement aux questions. Endent. Incroyable, parce que les choses se sont bien passées tout de suite, et encore plus surprenant, parce que jrsquoavais besoin de recruter de nouvelles personnes et que lrsquoorientation sur les activités clés était en place, ce qui a permis drsquoéconomiser plus de temps. Idéalement, vos processus devraient être documentés dans le cloud, où votre équipe a toujours accès à la version actuelle. Dans mon institution, nous utilisons une combinaison drsquooutils drsquoorganigramme, crsquoest à dire des diagrammes. Net, documents Google et vidéos stockées sur Google Drive. Nous utilisons également des modèles dans le système de gestion de projet pour nous assurer que chaque étape du processus est suivie et complétée. Selon Nickell, chaque propriétaire drsquoétablissement doit savoir quelle combinaison drsquooutils est la plus appropriée pour documenter ses processus. 4. Trouver un assistant virtuel pouvez trouver un assistant virtuel de deux façons. Vous pouvez les trouver et les embaucher même, ou les faire fonctionner par une agence. Jrsquoai fait ces deux choses, et drsquoexpérience directe, je peux dire que tout a des avantages et des inconvénients. Quoi qursquoil en soit, votre première étape ici consiste à déterminer si voulez que lrsquoav soit aux États Unis ou à lrsquoétranger. Denis Yu, opérateur de chirorevenue et client de Rocket station, est depuis longtemps un partisan des agences va, en particulier aux Philippines.
Il y a eu des centaines drsquoav au cours de la dernière décennie. avez une forte équipe opérationnelle et du personnel aux Philippines, il est très pratique dembaucher et de gérer directement lrsquoav. « Nous avons constaté que le recrutement direct auprès drsquoorganisations prêtes à lemploi a été couronné de succès, qursquoelles ont des processus bien établis et qursquoelles ont de lrsquoexpérience dans la gestion drsquoéquipes à distance », a t il déclaré, mais Yu a également averti que « si ces trois conditions ne sont pas correctes, pourriez souffrir de la disparition notoire de lrsquoav ». La plupart des organismes se demandent pourquoi leur av srsquoeffondre et ne comprennent pas la nécessité drsquoune communication régulière, drsquoune répartition claire des tâches et drsquoun encouragement continu pour les av offshore. Les différences culturelles et les fuseaux horaires ajoutent des facteurs plus complexes, et si nrsquoavez pas de gestion et drsquoéquipe, lrsquoavantage en termes de coûts drsquoimpartition sera réduit à zéro ». Lrsquoavantage des assistants virtuels basés aux États Unis est qursquoils ont moins de problèmes de langue et sont généralement plus proches de votre fuseau horaire. Le principal inconvénient est qursquoelles sont souvent plus coûteuses. Selon et lrsquoÉtat dans lequel ils résident, il peut y avoir drsquoautres questions liées au travail et à la fiscalité qui nécessitent une attention particulière. Le principal avantage des assistants virtuels à lrsquoétranger est qursquoils sont généralement en mesure drsquoobtenir des employés compétents à moindre coût, tandis que les inconvénients peuvent être des problèmes de langue et de fuseau horaire. Où trouver votre Assistant virtuel il y a beaucoup drsquoendroits où trouver votre Assistant virtuel, chaque endroit a des avantages et des inconvénients. Feuilles de travail générales et spécifiques à va. Concert en direct. Social Votre réseau. Virtual assistant Agency. Les salons de lemploi et les concerts offrent un vaste bassin de candidats à lrsquoav, mais il y aura beaucoup de candidats potentiels à choisir. Il est donc particulièrement important de mettre en place un processus fiable pour éliminer les candidats inappropriés. Lrsquoutilisation des réseaux est une méthode efficace
Et trouver lrsquoav qui pourrait convenir, mais gardez à lrsquoesprit que beaucoup de gens voudront peut être garder lrsquoav eux mêmes. Travailler avec un assistant virtuel comme robertrsquos Company est souvent un peu plus cher que drsquoautres options, mais il fait également tout le travail lourd de trouver et de s électionner des candidats, Donc tout ce que tu as à faire crsquoest leur donner une mission. Enfin, tout dépend de votre situation et de votre budget. 5. Communiquer tout au long du projet devez communiquer clairement les attentes avec lrsquoadjoint virtuel dès le début du projet, assurer que tout le monde est cohérent tout au long du projet et expliquer les écarts entre le rendement et les attentes. Cela garantit le bon fonctionnement et la rentabilité de votre projet, la satisfaction de vos clients et la croissance continue de vos agents. La clé est drsquoacheminer toute la communication à travers un système, en srsquoassurant que rien ne passe à travers la fissure, et que pouvez la voir plus tard si nécessaire. Un système de gestion de projet comme Teamwork ou lundi, ainsi qursquoun CRM intégré à votre courriel, peuvent le faire efficacement. Il est essentiel de mesurer objectivement le rendement des assistants virtuels pour établir des agents solides. Il y a plusieurs raisons à cela. La première et la plus évidente raison, dit Nickell, est de srsquoassurer que votre équipe fonctionne comme elle le devrait. Une autre raison tout aussi importante, dit il, est qursquoelle aide à gérer les attentes, ce qui signifie que votre av aura une plus grande satisfaction au travail, un meilleur rendement et un séjour plus long. Il nrsquoy a que la montée. Toutefois, des IRC ou des IRC appropriés doivent être définis. Nickell explique: « lrsquoIRC doit être quelque chose qui peut être mesuré objectivement, il nrsquoy a pas de place pour lrsquoexplication, il doit être directement attribué à
Votre but ultime. Par exemple, si exploitez une organisation de référencement, voudrez peut être suivre le nombre de courriels de sensibilisation envoyés pour les activités de construction de liens, mais un IRC plus efficace est le nombre de liens que ces courriels obtiennent. Chaque donnée nous dit quelque chose, dit il, mais nous devons évaluer les mesures qui encouragent un IRC particulier. « Vous devez déterminer la meilleure façon de mesurer le travail de vos assistants virtuels afin que nous puissions améliorer les aspects opérationnels de lrsquoentreprise sans perdre de temps à atteindre les IRC, mais sans être en mesure de servir nos clients », dit il. Nickell dit qursquoil est préférable de décoder un ensemble drsquoIRC pour créer un chemin vers la cible finale du client. 7. Redimensionner lrsquoéquipe drsquoassistants virtuels une fois cette structure en place, il est temps drsquoencourager et drsquoagrandir lrsquoéquipe, mais rappelez qursquoessayer drsquoagrandir lrsquoéquipe avant cela mène presque toujours à lrsquoéchec. À ce stade, pouvez commencer à ajouter de nouveaux assistants virtuels plus tôt que prévu afin qursquoils soient au courant de votre processus avant que la charge de travail des nouveaux clients ne srsquoalourdisse. Cela aide à assurer que êtes en mesure de répondre efficacement aux besoins de ces nouveaux clients. Il est important de se concentrer davantage sur les deux IRC sur lesquels se fonde la mesure de lrsquoav, car certains processus srsquoarrêtent à mesure que redimensionnez et devez être prêt à adapter les processus au nouvel environnement. Dans tout cela, il est sage drsquoenvisager tout cela drsquoun point de vue global, car essayez drsquoéquilibrer: votre client. Leurs concurrents. Votre équipe interne. Assistant virtuel. Le procès. Outils et technologies. Vos concurrents. En drsquoautres termes, travaillez avec de nombreuses pièces mobiles différentes, et crsquoest exactement ce dont avez besoin
Une équipe forte soutient.
Comment utiliser l&rsquoAssistant virtuel (va) pour redimensionner votre entreprise
