Que le sachiez ou non, votre organisation saisit, stocke et récupère des centaines de documents chaque jour. Il peut samp;rsquoagir damp;rsquoun document électronique, damp;rsquoun document papier, damp;rsquoun tableur, damp;rsquoun document numérisé ou damp;rsquoune image. Pour la plupart des organisations, le processus est extrêmement long et lourd. Camp;rsquoest là que le système de gestion des documents devient extrêmement important. Le système de gestion des documents peut être utilisé pour saisir tous ces documents et les stocker dans des documents électroniques faciles à trouver. Selon lamp;rsquoAssociation pour la gestion intelligente de lamp;rsquoinformation, les logiciels de gestion de documents « comprennent lamp;rsquoacquisition de documents et de contenu, les flux de travail, lamp;rsquoarchivage de documents, les systèmes de sortie et les systèmes de recherche damp;rsquoinformation, ainsi que les processus utilisés pour suivre, stocker et contrôler les documents ».
Type de système de gestion de fichiers:
Crédit Image: folderit bien que le logiciel du système de gestion de documents soit généralement utilisé pour gérer lamp;rsquoOrganisation et la conservation des documents numériques, il est classé de diverses façons en fonction du stockage et de la fonctionnalité. Nous nous concentrerons ici sur ces deux types de systèmes de gestion électronique des documents. Fondamentalement, les systèmes électroniques de gestion de documents sont divisés en quatre types selon leur mode de stockage: les systèmes locaux de gestion de documents basés sur leur mémoire: la solution locale est de stocker vos documents et vos fichiers sur un serveur de maintenance et de risque.
De nombreuses entreprises aiment ce SGD principalement parce quamp;rsquoelles peuvent tout contrôler et ne dépendent pas damp;rsquoautres sources. Vous serez seul responsable de la sécurité des données. Il est recommandé de cibler les entreprises (p. ex., les bureaux juridiques, les organismes gouvernementaux, etc.) qui ont besoin damp;rsquoune sécurité solide en raison du contenu du document.
Lamp;rsquoavantage est que la gamme personnalisée namp;rsquoest pas aussi large que prédéfinie et que la courbe damp;rsquoapprentissage est élevée. Les systèmes de gestion de fichiers sont également classés en fonction de la façon dont les fichiers sont stockés et protégés. Nous discutons de son type en fonction de la fonction du système de gestion des documents. Le type dépend de la fonctionnalité de son système de gestion du contenu: le système de gestion du contenu est conçu pour organiser, partager et publier un large éventail de contenus pour les utilisateurs du Web. CMS permet aux utilisateurs de publier directement sur le Web. Certains CMS populaires sont WordPress, Drupal et Joomla.
Systèmes de gestion des documents: les organisations utilisent généralement des systèmes de gestion des documents pour tenir à jour leurs documents spécifiques, en particulier ceux qui ont trait aux opérations. Elles sont principalement utilisées par des entreprises réglementées par le Gouvernement, comme les soins de santé, le bien être des entreprises, etc. Les systèmes de gestion des dossiers aident à réduire au minimum le risque de différends. Système de gestion du contenu de lamp;rsquoentreprise: le système de gestion du contenu de lamp;rsquoentreprise traite le contenu comme un SGC, sauf quamp;rsquoil se concentre sur lamp;rsquoensemble du processus damp;rsquoune activité particulière. Par conséquent, il samp;rsquoagit damp;rsquoun processus plus vaste qui englobe tous les processus impliqués dans lamp;rsquoentreprise et qui ne se limite pas à la gestion du contenu.
Système damp;rsquoimagerie de documents: le système damp;rsquoimagerie de documents est utilisé pour stocker, gérer et réimprimer des images de documents. Ils aident à convertir des copies physiques en fichiers numériques, ce qui permet de stocker les images en toute sécurité sans risque de perte. Système de gestion des flux de travail: les processus répétitifs perdent toujours du temps. Les systèmes de gestion des flux de travail aident à automatiser les tâches quotidiennes afin de simplifier certains flux de travail. Aidan.
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Voir aussi: meilleurs exemples de documents pour le meilleur logiciel de gestion de documents de lamp;rsquoutilisateur 2021 jetons un coup damp;rsquooeil à certains logiciels de gestion de documents internes basés sur le cloud avancé qui aideront à mieux gérer vos documents et vos fichiers. Système de gestion de documents basé sur WordPress: WordPress lui même est un système de gestion de contenu créé principalement pour les types de contenu des billets de blog. Mais il peut être étendu pour servir de système de gestion de fichiers. Aide:
Helpie est principalement une solution de gestion des connaissances qui stocke le contenu de la base de connaissances. Mais il peut également être modifié pour utiliser une solution de gestion de fichiers de composition où les documents sont stockés dans des articles de base de connaissances afin que puissiez trier et organiser les documents pour faciliter la recherche et lamp;rsquoutilisation des documents.
Il peut également être utilisé avec l’extension wordpress pour supporter les fichiers mentionnés ci dessous. Propriété helpie: ce plug in fournit un accès de première et de dernière ligne pour créer, modifier et gérer des documents. Lorsque ajoutez du contenu ou téléchargez des documents à partir de lamp;rsquoavant ou de lamp;rsquoarrière plan, pouvez spécifier une catégorie de documents et ne voir que la liste des documents dans cette catégorie. La documentation ne peut être limitée quamp;rsquoà certains utilisateurs et groupes damp;rsquoutilisateurs, selon leur fonctionnalité dynamique. Vous pouvez limiter un document ou une catégorie de document spécifique ou un dossier entier à lamp;rsquoutilisateur. Par défaut, pouvez également exposer lamp;rsquoétat du document. Vous pouvez également soumettre des documents pour examen avant de les . Vous pouvez laisser lamp;rsquoAdministrateur voir le document seul, ou pouvez configurer namp;rsquoimporte quel utilisateur pour voir le document en lui fournissant la tête
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Efilecabinet est lamp;rsquoune des meilleures solutions avancées pour les systèmes de gestion de documents. Il est responsable de lamp;rsquoensemble du processus, de lamp;rsquoautomatisation à la création, à la personnalisation et au contrôle des flux de travail. Features of efilecabinet: it has a powerful Automatic System to Automatically Identify and organize files Based on Information contained in the files, so you can automatise redondant tasks such as data input, Des fonctions telles que lamp;rsquoapprobation ont des fonctions de flux de travail uniques qui aident à planifier efficacement les activités et à mieux comprendre lamp;rsquoexécution de vos processus opérationnels. Lamp;rsquoauthentification à deux facteurs et les permissions basées sur les rôles, même la mise en place damp;rsquoun modèle damp;rsquoauthentification IP ou basé sur lamp;emplacement, peuvent être utilisées pour personnaliser lamp;rsquoarborescence des dossiers de documents dans lamp;rsquoensemble du système, accessibles à partir damp;rsquoun navigateur Web ou damp;rsquoune application de bureau, et peuvent être stockées sur place ou dans le cloud prix: de base: 15 $par utilisateur par mois Avantage annuel (25 go de stockage): 55 $ mois utilisateur facturation annuelle (1 TB de stockage) entreprise: 99 $ mois utilisateur facturation annuelle (5 TB de stockage) illimité 199 $ mois utilisateur facturation annuelle (stockage illimité) obtenez lamp;rsquoarmoire efilecabinet immédiatement! Dokmee:
Dokmee est une plateforme de gestion de contenu damp;rsquoentreprise qui aide à organiser, protéger et gérer efficacement vos fichiers. Fonction dokmee: prend en charge plusieurs fichiers, y compris PDF, TIFF, Word, Excel, dessin Cao automatique, e mail, etc. il a la fonction d
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